Synergy Systems Solutions Ltda. (NIT 900.272.074-6), en adelante "GestiProp", es una compañía constituida en la República de Colombia, cuyo objeto principal es ofrecer herramientas tecnológicas a propietarios de inmuebles y administradores de propiedades para la gestión integral de sus arriendos, mediante la plataforma GestiProp, accesible a través de una página web y una aplicación móvil.
Con el objetivo de dar cumplimiento a las normativas aplicables en materia de protección de datos personales, GestiProp adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la "Política"), la cual se fundamenta en lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, la Ley 1266 de 2008 (Habeas Data) y demás normas complementarias del ordenamiento jurídico colombiano, así como en los principios internacionales reconocidos en materia de privacidad, incluyendo el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (Reglamento UE 2016/679 – GDPR).
Esta Política tiene como finalidad salvaguardar los derechos fundamentales a la privacidad y protección de los datos personales de todas las personas naturales que tengan o lleguen a tener algún vínculo con GestiProp, incluyendo, sin limitarse a, propietarios de inmuebles, administradores de propiedades, arrendatarios, prospectos de arrendamiento, proveedores, empleados, contratistas y aliados comerciales (todos ellos, en adelante, los "Titulares"), cuyos datos personales sean obtenidos, recolectados, tratados, utilizados, transmitidos o transferidos por GestiProp, directamente o por medio de terceros que actúen en su nombre.
Al acceder, registrarse o interactuar con GestiProp por cualquiera de sus canales, y al aceptar esta Política, el Titular otorga su consentimiento previo, expreso, informado y verificable para que sus datos personales sean objeto de tratamiento, de conformidad con las finalidades, condiciones y límites establecidos en este documento y en la legislación vigente.
1. Responsable del tratamiento
- Razón social: Synergy Systems Solutions Ltda.
- NIT: 900.272.074-6
- Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
- Correo de contacto: legal@gestiprop.co
- Sitio web: gestiprop.co
2. Datos personales que recopilamos
GestiProp recopila las siguientes categorías de datos personales según el tipo de Titular:
2.1. Propietarios y administradores (Usuarios de la plataforma)
- Nombre completo, número de identificación y datos de contacto.
- Correo electrónico y número de celular.
- Información de los inmuebles bajo su gestión.
- Datos de facturación y suscripción.
- Dirección IP, dispositivo y datos de uso de la plataforma.
2.2. Arrendatarios y prospectos
- Nombre completo y número de identificación.
- Correo electrónico y número de celular.
- Información laboral e ingresos (para evaluación de solicitudes).
- Referencias personales y comerciales.
- Documentos soporte aportados voluntariamente (certificados, extractos, etc.).
- Historial de pagos dentro de la plataforma.
Nota: Los datos de arrendatarios y prospectos son registrados por el Usuario (propietario o administrador), quien es responsable de contar con la autorización previa del Titular para su tratamiento, conforme a la Ley 1581 de 2012 y la Ley 1266 de 2008.
3. Finalidades del tratamiento
GestiProp trata los datos personales de los Titulares para las siguientes finalidades:
- Prestar los servicios contratados y gestionar la cuenta del Usuario en la plataforma.
- Facilitar la generación, firma y gestión de contratos de arrendamiento.
- Procesar pagos de suscripción y emitir facturas electrónicas.
- Enviar notificaciones operativas del servicio (recordatorios, alertas de vencimiento, confirmaciones).
- Enviar comunicaciones de marketing y novedades del producto, cuando el Titular lo haya autorizado expresamente.
- Mejorar y personalizar las funcionalidades de la plataforma mediante análisis de uso.
- Cumplir con obligaciones legales, regulatorias y contractuales aplicables.
- Prevenir fraudes, proteger la seguridad de la plataforma y de sus usuarios.
- Atender solicitudes, quejas y reclamaciones de los Titulares.
GestiProp se compromete a utilizar los datos personales recopilados exclusivamente para los fines legítimos autorizados, conforme a los principios de legalidad, finalidad, proporcionalidad, minimización de datos, transparencia y seguridad. En ningún caso se compartirá la información personal del Titular con terceros no autorizados, salvo en los casos legalmente permitidos o expresamente indicados en esta Política.
4. Base legal del tratamiento
El tratamiento de datos personales por parte de GestiProp se fundamenta en:
- Ejecución del contrato: para la prestación de los servicios solicitados por el Usuario.
- Consentimiento del Titular: para finalidades de marketing o tratamiento de datos sensibles.
- Obligación legal: cuando la normativa colombiana así lo exija.
- Interés legítimo: para la seguridad de la plataforma, la prevención del fraude y la mejora del servicio.
5. Encargados del tratamiento y transferencias
GestiProp podrá compartir datos personales con terceros proveedores de servicios tecnológicos que actúan como encargados del tratamiento bajo instrucciones de GestiProp y con garantías contractuales de confidencialidad y seguridad. Estos proveedores incluyen, entre otros:
- Supabase Inc. — infraestructura de base de datos y autenticación (región sa-east-1, Brasil).
- Vercel Inc. — alojamiento y despliegue de la plataforma web.
- Resend Inc. — envío de notificaciones por correo electrónico.
- Meta Platforms Inc. — envío de notificaciones por WhatsApp (Meta Cloud API).
Cuando el tratamiento implique una transferencia internacional de datos, GestiProp adoptará las medidas necesarias para garantizar un nivel de protección adecuado, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.
6. Derechos de los Titulares
De conformidad con la Ley 1581 de 2012, los Titulares tienen los siguientes derechos:
- Acceso: conocer los datos personales que GestiProp trata sobre usted.
- Rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
- Cancelación / supresión: solicitar la eliminación de sus datos cuando no sean necesarios para la finalidad para la que fueron recopilados, salvo obligación legal de conservación.
- Oposición: oponerse al tratamiento de sus datos para finalidades específicas, en especial para fines de marketing.
- Portabilidad: recibir sus datos en un formato estructurado y legible por máquina.
- Revocación del consentimiento: retirar el consentimiento otorgado en cualquier momento, sin efecto retroactivo.
Para ejercer cualquiera de estos derechos, el Titular deberá enviar una solicitud escrita a legal@gestiprop.co indicando su nombre completo, número de identificación y la solicitud específica. GestiProp dará respuesta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles.
7. Seguridad de los datos
GestiProp implementa medidas técnicas, administrativas y físicas orientadas a proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración, divulgación o destrucción. Entre estas medidas se incluyen: cifrado en tránsito (TLS), control de acceso basado en roles, políticas de seguridad a nivel de base de datos (Row Level Security) y copias de seguridad periódicas.
En caso de una violación de seguridad que afecte datos personales, GestiProp notificará a los Titulares afectados y a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en los términos exigidos por la normativa colombiana.
8. Conservación de los datos
GestiProp conservará los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las que fueron recopilados, y posteriormente durante el período que la normativa colombiana exija para efectos contables, fiscales o legales. Los datos de cuentas canceladas se conservarán por un período de noventa (90) días calendario antes de su eliminación definitiva, salvo requerimiento legal.
9. Cookies y tecnologías de rastreo
La plataforma web de GestiProp utiliza cookies y tecnologías similares para garantizar el correcto funcionamiento de la plataforma, analizar patrones de uso y mejorar la experiencia del usuario. El Usuario puede configurar su navegador para rechazar las cookies, aunque esto puede afectar la funcionalidad de la plataforma.
10. Modificaciones a esta Política
GestiProp podrá actualizar esta Política en cualquier momento. Las modificaciones serán notificadas al Titular mediante correo electrónico y/o aviso en la plataforma con al menos quince (15) días de anticipación. El uso continuado de la plataforma tras la entrada en vigencia de las modificaciones constituirá aceptación de la Política actualizada.
11. Ley aplicable y jurisdicción
La presente Política se rige por las leyes de la República de Colombia, en especial la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. Cualquier controversia relacionada con el tratamiento de datos personales podrá ser elevada ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) o ante las autoridades judiciales competentes de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia.